Zašto još uvijek koristite excel i email za zapošljavanje?

Kristina Martic | 4.9.2017. | HR trendovi

Zapošljavanje odličnih, a ne dobrih ljudi, ključ je izgradnje uspješnog poslovanja. Jedan od najvažnijih pokazatelja uspješnosti vaše tvrtke u budućnosti je njena mogućnost da privuče i zadrži najtalentiranije zaposlenike. Stoga biste pomislili da svaka tvrtka koristi specijaliziran alat za zapošljavanje kako bi upravljala tim važnim zadatkom. 

Zašto još uvijek koristite excel i email za zapošljavanje?

Tvrtke koriste različite alate kako bi unaprijedile svaki aspekt poslovanja. Trello za projektni management, Buffer za upravljanje društvenim mrežama, Mailchimp za marketing, CrewPulse za ispitivanje zadovoljstva zaposlenika, Intercom za korisničku podršku itd. No kada govorimo o procesu zapošljavanja, jednom od najvažnijih segmenata poslovanja, tvrtke se često odlučuju za kombinaciju emaila i Excela, umjesto za specijalizirani alat za zapošljavanje (recruitment alat)

Zamislimo zapošljavanje bez specijaliziranog alata ….

Životopisi stižu u Vaš mailbox, razmjenjujete emailove s kolegama kako biste dobili povratnu informaciju, natječete se za pozornost s mnoštvom drugih emailova, taskova… čekate na odgovor. Zaboravite na to i nekoliko dana kasnije pitate se što se dgodilo s tim životopisom. Trošite vrijeme na uzaludno pretraživanje sandučića za pristiglu poštu, zatim u ostalim mapama… Ne možete ga pronaći, zatim pretražujete Excel tablicu za praćenje statusa… Gdje su povratne informacije? Status nije ispravno unesen. Gdje su Vaše zabilješke? Netko ih je obrisao. Što se dogodilo s vašom tablicom? 

Možete primjetiti kako je sve to vremenski zahtjevno. Zasigurno ste se našli u nekom djelu opisane situacije, a u tom kaosu morate odlučiti koga zaposliti, što je strateška odluka o kojoj ovisi uspješnost Vaše tvrtke, vaše plaće. 

U međuvremenu, zbog Vaše sporosti, odabrani kandidat već je pronašao posao negdje drugdje, u nekvalitetnijem okruženju od Vašeg. Tvrtka koja ga je zaposlila ima komparativnu prednost nad Vama te će kvalitetnijim kadrom stvoriti prednost na tržištu. Kvalitetan kadar privlači kvalitetan kadar.

Odmaknimo se malo dalje od email sandučića i Excel tablica

U najjednostavnijem obliku, zapošljavanje je proces obavljanja razgovora između Vas, postojećih i potencijalnih zaposlenika. Email sandučić je mjesto gdje započinje razgovor s Vašim budućim kolegom, stoga tvrtke koriste email ne bi li razmjenjivale informacije i komunikaciju s potencijalnim zaposlenicima. Excel je rezervni sustav instaliran na skoro svim poslovnim računalima, koji pruža oblik i strukturu Vašem procesu.

Email i Excel dotiču ključne dijelove zapošljavanja - komunikaciju i praćenje statusa kandidata. Problem je što niti jedan od njih nije osmišljen za zapošljavanje, mnogo kompleksniji proces od gore navedenog. Koristeći email i Excel, zapošljavanje vrhunskih ljudi postaje stvar sreće, a ne strukturiranog odabira koji mora biti jako brz kako najbolji kandidat ne bi prihvatio drugi posao. Podsjetimo se da najbolji ljudi ostaju na tržištu manje od 12 dana. 

Nemojte se prepustiti sreći zbog navike ili cijene specijaliziranog alata za zapošljavanje. U konačnici investicija ćeVam se isplatiti. 

10 razloga da Excel i email izbacite iz zapošljavanja

Radno intenzivne, proračunske tablice i pristigla pošta ne mogu se natjecati sa specijaliziranim regrutacijskim alatima za zapošljavanje i praćenje kandidata (ATS).

Evo 10 razloga zašto:

1. Administrativni zadaci troše resurse i vrijeme 

Upravljanje svakodnevnim procesom zapošljavanja bez odgovarajućih alata za zapošljavanje znači da ćete puno vremena provesti ponavljajuće zadatke poput kopiranja i lijepljenja, pretraživanja, pohrane i spremanja, sortiranja itd.

2. Ne možete održavati komunikaciju s Vašom bazom talenata

Sigurni smo da u vašoj bazi prethodnih prijava postoje dragulji koji zbog razno-raznih razloga nisu završili radeći za Vas. Trenutno su zakopani negdje u proračunskim tablicama i email sandučiću, te je njihova vrijednost izgubljena ako ih ne možete pronaći.

3. Teško je izgraditi strategiju zapošljavanja

Donošenje dugoročnih odluka o budućem zapošljavanju teško je s različitim sustavima, nedosljednim procesom i bez alata za analizu i analitiku zapošljavanja.

4. Time-to-hire traje duže

Ključna metrika učinkovitosti zapošljavanja, odnosno snažan pokazatelj uspješnosti tima za zapošljavanje. Ručno upravljanje zadacima koji bi mogli biti automatizirani troši znatno više vremena no što je potrebno i usporava prelazak u sljedeću fazu, što Vas košta više. 

5. Iskustvo kandidata ne ispunjava njihova očekivanja

Razdvojeni i pojedinačni sustavi upravljanja (Excel, email, različiti oglasni portali, …) neće ponuditi sistematizirane, obogaćene i brze procese za kandidate čime će se narušiti iskustvo kandidata (Candidate Experience) koje je jako važno za vaš brend poslodavca.

6. Brand poslodavca je slab

Loša iskustva kandidata utječu na reputaciju Vaše tvrtke. Tvrtke s jačim brandom poslodavca imaju niži Time-to-hire te privlače kvalitetnije kandidate.

7. Ručno oglašavanje je neučinkovito i dugotrajno

Ručno postavljanje oglasa na pojedinačne job bordove, različite društvene mreže zahtjeva dosta vremena. Za vas to znači još više administrativnih taskova, a nudi malo jamstva ua uspjeh. 

8. Kvalificirani kandidati su zaboravljeni ili su izgubili interes

Teško je pratiti gdje su kandidati u procesu zapošljavanja, a da se usput ne izgube. Loša, rijetka komunikacija navodi kandidate da odustanu ili se zaposle negdje drugdje.

9. Usklađenost sa zakonom je ugrožena

Bez standardiziranog pristupa ili specijaliziranih alata za praćenje stanja kod zapošljavanja, teže je zaštititi osjetljive podatke kandidata ili pokazati kako se pridržavate zakona i propisa o radu.

10. Timska suradnja pati

Korištenje više alata pri zapošljavanju otežava izgradnju koherentnog, učinkovitog tima za zapošljavanje, uz zajednički pristup svim relevantnim informacijama i komunikaciji.

Zašto TalentLyft rješenje?

TalentLyft je jedan od recruitment alata, napravljen da Vas prati kroz cjelokupni, bez obzira jeste li startup, tvrtka srednje veličine ili velika organizacija s više ljudi zaduženih za zapošljavanje. Korištenjem specijaliziranih alata za zapošljavanje visokotehnološke tvrtke poput Rimac automobila skratile su proces zapošljavanja do 50% u vremenu, te mogu uvijek doći do najboljih kandidata na tržištu! 

* * *

Spremni uroniti detaljnije u svijet sustava za zapošljavanje? Provjerite naš vodič za kupnju specijaliziranog alata za zapošljavanje i saznajte sve što bi vas moglo zanimati ako se odlučite za investiciju u budućnost vaše tvrtke. 

Kako privući i zadržati najbolje zaposlenike
TalentLyft ATS

Objavite besplatno natječaj za posao

Alat koji pomaže u pronalasku, privlačenju, komunikaciji i selekciji kandidata.
Isprobajte besplatno 14 dana
Unos kreditne kartice nije obavezan